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Conceitos Básicos de Arquivologia

Documento- É todo registro de informação independentemente do suporte físico em que esteja. É tudo aquilo que sirva como registro de um momento, de um acontecimento, como por ex: uma fotografia ou um papel.

Suporte- É o meio material em que o documento é registrado, exemplo: o papel fotográfico, fitas de vídeo, CDs, etc.

Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento.

Órgãos de Documentação

São os locais onde os documentos podem ser conservados.

Museus- Relaciona-se a objetos de valor cultural.

Bibliotecas- Possuem finalidade de pesquisa, estudo, cultura e consulta.

Arquivos- Ocorre a acumulação de documentos produzidos por instituições ou pessoas. Normalmente o documento é único. Tem como função a guarda e a preservação de documentos.

Centros de Documentação- Agrupam os mais diversos tipos de documentos, qualquer que seja a fonte com o objetivo de informar.

Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Fundo- É o termo que equivale a arquivo.

Fundo Aberto- É o fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos.

Fundo Fechado- Fundo que não recebe mais documentos, visto que a unidade provedora não se encontra mais em atividade.

Conceitos de Arquivo

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e

recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. (Marilena Leite Paes)

“A principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.

Arquivo também é o local físico, o acervo de documentos ou o móvel que se dedica à guarda de documentos.

É importante também, saber o conceito dado pela lei nº 8.159. 

"Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos."

Classificação de documentos de arquivo.

• Quanto ao gênero

• Quanto à espécie documental

• Quanto à forma

• Quanto ao formato

• Quanto à natureza do assunto

Quanto ao gênero

*Escritos ou textuais- São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. 

*Iconográficos- documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática.

*Sonoros- São documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. 

*Filmográficos- Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio;

*Digitais- Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta.

*Cartográficos- Exemplo: mapas e plantas arquitetônicas. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

*Micrográficos- A microfilmagem é um método de gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos por um processo fotográfico. O volume e tamanho dos arquivos é drasticamente reduzido.

- Quanto à espécie documental

A espécie documental está relacionada com a natureza da informação, é definida conforme característica externa do documento. Exemplo : certidão, contrato.

Ao unir espécie e assunto, temos o que chamamos de tipo documental.

Espécie + partícula “de” + função a ser desempenhada pelo documento = tipo documental

Exemplo: Certidão (Espécie)

Certidão de Tempo de Serviço (Tipo Documental)

- Quanto à forma

Esta classificação diz respeito ao estágio de produção do documento, se ele já está concluído ou em fase de elaboração. Ex: Minuta (Rascunho), original ou cópia.

- Quanto ao formato

Essa classificação relaciona-se com o aspecto físico. Um mesmo suporte pode dar origem a diversos formatos: livro, contratos, cartões.

- Quanto à natureza do assunto

Quanto à natureza, os arquivos podem dividir-se em ostensivos e sigilosos.

Os documentos ostensivos podem ser divulgados, sem que interfira na segurança do Estado ao contrário dos sigilosos.

Os níveis de sigilo, são classificados em ultrassecreto (25 anos), secreto (15 anos) e reservado (5 anos). Caso estejam juntos dois documentos de níveis de sigilo diferente, deverá ser seguida a regra do mais restrito.

Lei 12.527/2011 Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação deInformações:[...]IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação;

Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) ou Tipologia Documental

A tipologia se preocupa com o cumprimento de uma função do documento com relação a suas atividades.

A tipologia arquivística busca reconhecer em cada documento:

1 - Proveniência

2 - Vinculação à competência e atividades da entidade acumuladora

3 - Associação entre a espécie documental e o tipo documental

4 - Conteúdo do documento

5 – Datação

Espécies Documentais:

Ata: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias.

Atestado: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente.

Carta: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública.

Certidão: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas.

Circular: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

Contrato: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

Correspondência Interna: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão.

Declaração: Declaração é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

Edital: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

Memorando: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Ofício: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional.

Parecer: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

Requerimento: Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder Público algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique.

Princípios- Assunto que constantemente cai em prova

• Proveniência - Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não poderão ser misturados aos de outras entidades produtoras. Esse princípio já foi tratado por algumas bancas como "princípio do respeito aos fundos". De acordo com a banca FCC (2011 TRE- AP)  “Quando os arquivos originários de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.”.

• Organicidade- De acordo com o dicionário de Terminologia Arquivística: “Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora”. De maneira simplificada, os documentos são recebidos e produzidos de forma natural como resultado das atividades de determinada instituição.

CESPE (2011 EBC): “O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.”.

• Pertinência- Leva em consideração o assunto, o tema do documento, independentemente da proveniência, ou seja de sua origem .(CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

• Cumulatividade- De acordo com esse princípio os arquivos recebidos e produzidos por uma instituição formam naturalmente o arquivo.

• Da ordem Original- É o  “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010). Representa a garantia da organicidade dos documentos.

• Territorialidade- Segundo esse princípio os arquivos devem ser preservados no local onde foram produzidos.

Desdobra-se em :

-Proveniência Territorial ( Os arquivos devem permanecer em seu local de origem)

-Pertinência Territorial ( Pertinência remete a assunto, significa dizer que os arquivos devem ficar nos arquivos do território para o qual remete o assunto).

• Imparcialidade- Os arquivos não possuem interesses ou vontades, são inerentemente verdadeiros, apenas efetuam o registro.

• Naturalidade- Os arquivos se originam naturalmente conforme as atividades da instituição, em decorrência da acumulação.

• Autenticidade- Os documentos são recebidos, armazenados, produzidos e classificados conforme regras que possam atestar sua autenticidade.Autêntico é aquele documento que possui o mesmo conteúdo do original. Vale acrescentar que um documento autêntico não comprova a  veracidade de um fato, apenas atesta que está conforme o original.

• Acessibilidade- Relaciona-se à possibilidade de localização do documento, recuperação, apresentação e interpretação.

• Unicidade- Os documentos são únicos, visto que eles possuem formas de produção diferente dos demais, mesmo que possua cópias.

• Inter-relacionamento- Os documentos são ligados uns aos outros de acordo com sua origem. Decorre da característica da organicidade, de forma que possuem uma relação de complementariedade.

Classificação dos arquivos

- quanto às entidades mantenedoras;

Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judiciário). 
Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas

(pessoas físicas ou jurídicas).

- quanto aos estágios da evolução do arquivo 

Estágios da Evolução

Lei. 8159/91

Art. 8o - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1o - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

§ 2o - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3o - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

- quanto à extensão de sua atuação:

- Arquivos Setoriais: aqueles estabelecidos junto a órgãos operacionais, servindo como arquivo corrente.

- Arquivos gerais ou centrais: estes recebem documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades do arquivo corrente.

- quanto à natureza do documento.

- Arquivo Especial: este arquivo tem sob sua guarda documentos com variados suportes. Merecem tratamento especial em seu armazenamento, bem como em seu registro, controle e conservação.

- Arquivo Especializado: Chama-se de arquivo especializado aquele que possui sob sua custódia documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito...

Questões

1. FCC – TRT6 - 2012 Como entidade estruturada de acordo com as circunstâncias contingentes de sua criação, o arquivo é um todo indivisível que os autores clássicos costumam designar:

a) polianteia.

b) coleção.

c) universitas rerum.

d) miscelânea.

e) negotiorum gestio.

Alternativa correta "c". "Universitas rerum" siginifica "universalidade das coisas". É o mesmo que dizer que o documento é um todo indivisível em relação

a outros documentos produzidos pela entidade que os gerou.

2. FCC – TRT1 – 2011 - Ao afirmar que "um dos traços distintivos dos arquivos é o fato de serem alheios ao uso secundário que deles se pode fazer, isto é, ao seu potencial como fonte para a história", Ana Maria Camargo refere-se ao atributo da

a) organicidade.

b) proveniência.

c) equivalência.

d) caducidade.

e) imparcialidade.

Alternativa correta "e".

3. FCC - TRF2 – 2012 - A necessidade de fazer prova perante a justiça foi,na sociedade ocidental, a razão mais importante para que determinados escritos fossem conservados de forma duradoura. Os documentos conservados eram documentos de arquivo porque probatórios, e não o contrário. Ao longo tempo, tal qualidade se estenderia, como afirma Bruno Delmas, a outros documentos produzidos em circunstâncias semelhantes. O autor procura identificar, nessa afirmação, a principal característica dos documentos que preenchem os requisitos necessários para fazer prova das ações que lhes deram origem, ou seja,

a) o pluralismo.

b) a autenticidade.

c) a tempestividade.

d) a polissemia.

e) a informalidade.

Alternativa correta "b"

4. FCC - TRE - 2011 Quando os arquivos originários de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio

a) das três idades.

b) da ordem original.

c) do arranjo.

d) da temporalidade.

e) da proveniência.

Alternativa correta: "e".

5- FCC - TRT1 – 2011 Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel constituem, respectivamente, exemplos de

a) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie.

b) gênero, espécie, suporte, forma e formato.

c) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma.

d) formato, forma, gênero, tipo e suporte.

e) espécie, tipo, forma, formato e suporte.

Alternativa correta "e".