Redação Oficial

Redação Oficial

Em uma frase pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.

Características

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: "A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)".

Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes.

A Impessoalidade

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais  de quem comunica.

A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais

As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo cidadão. Para atingir esse objetivo, deve-se evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. A redação oficial com sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, requer o uso do padrão culto da língua. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica no emprego de linguagem rebuscada. 

Formalidade e Padronização

A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. O estabelecimento desse padrão exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.

Concisão e Clareza

Conciso é o texto que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial e podemos dizer que ela depende estritamente das demais características da redação oficial.

Pronomes de Tratamento

Concordância

Usa-se “Vossa”, quando conversamos com a pessoa, e “Sua”, quando falamos da pessoa.

"Vossa Senhoria deveria preocupar-se com suas responsabilidades e não com as de Sua Excelência, o Prefeito, que se encontra ausente."

Emprego dos Pronomes de Tratamento

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador,

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal,

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre,

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal,

Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)

NOME

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

(espaço para assinatura)

NOME

Ministro de Estado da Justiça

Fechos

O Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a)para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,


b)para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,

O Padrão Ofício

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita.

c) assunto: resumo do teor do documento.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. 

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada a posição recomendada sobre o assunto.

Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento ou motivo da comunicação quando não houver solicitação

– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento.

f) fecho

g) assinatura do autor da comunicação; e

h) identificação do signatário

Diagramação: Times New Roman 12 (11 para citação e 10 para nota de rodapé). Parágrafos numerados e páginas numeradas a partir da segunda, exceto quando organizados em títulos e subtítulos.

Distância de 2.5cm para o parágrafo

Ofício e Aviso: tratam de assuntos oficiais, praticamente idênticos. O aviso é expedido só por Ministros de Estado e para Ministros de Estado. No cabeçalho ou rodapé do ofício deve haver: Nome do órgão ou setor/Endereço postal e eletrônico. O ofício pode ser enviado para outros órgãos e particulares.

Memorando: Entre unidades do mesmo órgão, é eminentemente interno e por isso o destinatário deve ser identificado pelo cargo. Segue o padrão ofício. Tem caráter administrativo ou pode ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes. Sua principal característica é a agilidade. Os despachos devem ser dados no próprio documento, ou em folha de continuação, para formar um processo simplificado. 

Exposição de Motivos: Enviado de Ministro de Estado para o Presidente/Vice para:

1) informar assunto; 2) Propor Medida ou 3) Submeter projeto de ato normativo.

Nos 3 casos seguem a estrutura do padrão ofício, mas os casos 2 e 3 devem citar:

a) na introdução: o problema que está a reclamar

b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema

c) na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.


Mensagem

É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto.

Telegrama

É toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão.

Fax

O fax é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Correio Eletrônico

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Não possui forma rígida para sua estrutura.Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.
Para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação 
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

ATA

É o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia.

Parecer

É a opinião fundamentada, emitida em nome pessoal ou de órgão administrativo, sobre tema que lhe haja sido submetido para análise e competente pronunciamento. Visa a fornecer subsídios para tomada de decisão.

Relatório

É o relato expositivo, detalhado ou não, do funcionamento de uma instituição, do exercício de atividades ou acerca do desenvolvimento de serviços específicos num determinado período.

Requerimento

É o instrumento por meio do qual o interessado requer a uma autoridade administrativa um direito do qual se julga detentor.

Declaração

É o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento.

Atestado

É um documento em que uma autoridade comprova um fato ou situação em razão do cargo que ocupa ou função que exerce. 

Questões

1) O aviso é um gênero de comunicação oficial cujo remetente é restrito, uma vez que é expedido apenas por ministros
de Estado e tem como finalidade comunicativa o tratamento de questões oficiais pelos órgãos da administração pública
entre si.

Afirmativa correta.

2)O telegrama é uma forma de comunicação oficial que, por ser dispendiosa e tecnologicamente ultrapassada, foi substituída
integralmente por formas de comunicação mais modernas, econômicas e rápidas, como o fax e o correio eletrônico.

Afirmativa errada, o telegrama é sim uma forma de comunicação dispendiosa e ultrapassada, porém não foi integralmente substituída, pois é utilizado em situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização.

3)Em um ofício, informações relativas ao remetente, tais como nome do órgão e(ou) do setor a que ele pertence, endereço
postal, telefone e endereço de correio eletrônico são obrigatórias e podem ser apresentadas no cabeçalho ou no
rodapé do expediente.

Afirmativa correta.

4)Com base no disposto no Manual de Redação da Presidência da República, assinale a opção correta.

a)O tipo de linguagem empregado em comunicações oficiais é denominado padrão oficial de linguagem.

b)O emprego do padrão culto da linguagem e a impessoalidade são características dos textos oficiais que favorecem a clareza do texto.

c)A forma de tratamento doutor deve ser empregada em comunicações oficiais como forma de respeito ao destinatário.

d)A escolha entre o emprego de linguagem coloquial ou de linguagem formal e culta cabe ao redator do expediente oficial, que deve basear sua escolha no critério da inteligibilidade.

e)Em geral, a linguagem empregada em comunicações oficiais é própria do meio em que circula, isto é, aquela empregada pelos destinatários.

Alternativa correta "b".

5)A comunicação mediada por uma exposição de motivos tem como interlocutores um ministro (ou ministros de Estado), no
papel de emissor(es) do expediente, e o presidente da República (ou o vice–presidente), no papel de destinatário da
comunicação oficial. 

Afirmativa correta.

6)Com base no disposto no Manual de Redação da Presidência da República, é correto afirmar que, em um memorando
enviado por um papiloscopista policial ao diretor do Instituto de Identificação da Polícia Civil do Distrito Federal, deve-se
empregar

a)o local, por extenso, além da data, em formato numérico, como, por exemplo: Brasília, 30/4/2015.

b)a expressão Ao Sr. Diretor do Instituto de Identificação, como destinatário.

c)Atenciosamente, como fecho do documento.

d)o vocativo Excelentíssimo Senhor Diretor.

e)a expressão Sua Excelência, como forma de tratamento.


Alternativa correta "b".