Arquivologia : Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

Organização dos Arquivos

É dividida em 4 fases:

1) Levantamento de dados: busca conhecer a instituição e sua legislação que envolve o funcionamento (estatutos, normas, instruções normativas, regimentos internos.) Nesta fase ainda ocorre a análise do gênero (escritos, iconográficos,etc) e espécie (cartas, memorandos, ofícios,etc) dos documentos. É normalmente feito através de questionários. Exemplo de informações a serem coletadas:

*Estado de conservação do acervo

*Arranjo e classificação dos documentos

*Existência de registros e protocolos

*Controle de empréstimos de documentos

*Média de arquivamentos diários

*Existência de normas de arquivos, manuais ou classificações pré-existentes.

2) Análise dos dados coletados: Após os levantamentos é feita a análise da situação documental, um diagnóstico do que falta para um perfeito funcionamento do arquivo.

3) Planejamento: No planejamento é visto onde será a posição do arquivo, é feita a escolha de métodos de arquivamento adequados, o estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos e financeiros, além de instalações e equipamentos necessários.

Quanto à posição dos arquivos (centralização e descentralização). Esse tipo de consideração só cabe a arquivos correntes. 

Centralização: Órgão central que faz o controle dos documentos, é a concentração de todas as atividades de controle (recebimento, registro, distribuição e expedição). Visa a padronização de normas e procedimentos, delimitação de responsabilidades,redução de custos operacionais e economia de espaço e equipamentos. 

Descentralização: Quando as atividades de controle são divididas. Ex: uma entidade com 3 departamentos terá 3 arquivos para facilitar o trabalho e evitar deslocamentos desnecessários.

Ainda no planejamento há a coordenação que determinará regras e garantirá seu cumprimento.

4) Escolha do método de arquivamento: esse tópico é bem recorrente e iremos detalhá-lo mais pra frente. Por enquanto, entenda que arquivo tem o objetivo de fornecer informação em curto tempo e por isso o documento que guarda essas informações deve estar em fácil localização.

Implantação e Acompanhamento

Ocorrerão treinamentos para que o pessoal saiba sobre as medidas de preservação e organização e será elaborado um manual de arquivo para que tudo funcione perfeitamente. Em linhas gerais o manual deverá conter: 

-apresentação, objetivos e abrangência do manual, informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades, sua interação e subordinação.

-organograma e fluxograma

-tabelas de temporalidade dos documentos

-detalhamento das rotinas, plano de classificação

-conceitos gerais do arquivo, entre outros.

Conceitos Ligados à Gestão dos Documentos

Basicamente a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a recuperação das informações de forma ágil e eficaz.

Veja a definição do artigo 3º da lei 8.159 de 1991:

“Art. 3o Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

A Gestão documental tem basicamente 3 fases: Produção, Utilização e Destinação.

-Produção: é quando "nasce" o documento em função das atividades da instituição. Nesta fase a arquivologia entra para assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais, sem duplicidades, consolidar atos normativos que foram alterados, sugerir criação e extinção de modelos formulários, opinar sobre equipamentos e recursos humanos, apontar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos.

-Utilização: Aqui entram atividades de tramitação e uso, bem como as de protocolo (recebimento, classificação, registro e tramitação de documentos).

-Destinação: Corresponde às atividades de avaliação e arquivamento, busca definir prazos para a permanência dos documentos correntes e intermediários e decidi quais documentos serão descartados e quais irão para o arquivo permanente.

A Gestão de Documentos ocorrerá apenas nas fases corrente e intermediária. O documento pode possuir 02 destinações distintas: 

a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Resumindo: 

Valores

Valor Primário - Quando um documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades. São os documentos administrativos, fiscais, legais e executivos.

Valor Secundário- (secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural). Uma vez atribuído valor secundário ao documento, isto é permanente: o documento nunca perderá seu valor secundário e nunca poderá ser descartado.

Três Idades

Primeira idade (correntes)- Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

São tidos como de valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);

Segunda Idade (intermediários)- Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Normalmente desempenham atividades de arquivamento ou empréstimo e consulta. Também podem receber denominações de guarda-temporária ou pré-arquivo.

Terceira Idade (permanentes)- Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário.

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

 Quando um arquivo passa da fase corrente para intermediária, chamamos esse ato de transferência. Já a passagem para arquivo permanente é chamada de recolhimento.

Alguns autores subdividem o arquivo intermediário em três subníveis:

Documentos de interesse primário reduzido- são os documentos que acabaram de sair do arquivo corrente e que ainda são regularmente consultados, normalmente ficam em um arquivo central.

Documentos de interesse primário mínimo- o interesse administrativos desses documentos permanecem por conta do prazo prescricional e da consulta ocasional que pode ser feita.

Documentos de interesse secundário potencial- Igual ao classificado anteriormente, só que com menos interesse administrativo. Estão aguardando a guarda permanente ou eliminação.

Tabela de Temporalidade

Dentro da fase da Destinação, existe a avaliação dos documentos que dá origem a tabela de temporalidade. É o intrumento resultante da avaliação, e determina o prazo de guarda na fase corrente e intermediária e destinação final. Usualmente elaborada pela comissão permanente de avaliação de documentos.

*Se os documentos se referirem a uma atividade-meio do órgão da Administração Pública (Executivo Federal), não será a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quem fará a tabela. Pelo contrário, o órgão deverá utilizar o Código de Classificação aprovado pelo CONARQ. Se tratar-se de atividade-fim (atividades específicas da instituição), aí sim a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará a tabela.

Protocolos: recebimento, registro, autuação, classificação, expedição /distribuição, controle e movimentação.

Protocolo é o conjunto de operações que visa o controle de documentos, de modo que sua localização e recuperação seja imediata, garantindo assim o acesso à informação.

Recebimento- aqui o encarregado receberá os documentos que entram na instituição ou aqueles que foram produzidos no próprio local.
Registro- Será feito o cadastro com os dados básicos do documento.
Autuação- É o procedimento que transforma os documentos em processos.
Classificação- Aqui será possível classificar os documentos conforme o assunto. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados. Os envelopes com o carimbo escrito "sigiloso" não deverão ser abertos, serão apenas recebidos, registrados e encaminhados.
Expedição- É o envio do documento para outro órgão externo à estrutura da instituição.
Distribuição- é a remessa de documentos para unidades dentro da estrutura da própria instituição.

Controle e Movimentação- é a identificação dos setores por onde tramitam os documentos.

Empréstimo e consulta- permitem que uma unidade interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra entidade, através do empréstimo do documento (retirada do local). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no local, através de autorização do setor responsável. Nesse caso é necessário a assinatura de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos estipulados para o empréstimo, através das atividades de “follow-up”.

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Existem meios de organização para que os documentos sejam facilmente localizados. Um sistema de arquivamento de ser simples, flexível e possibilitar futuras expansões. Podem ser divididos em:

-Sistema Direto- A busca é feita diretamente no local de sua guarda, sem a necessidade de recorrer a um instrumento intermediário de consulta.

-Sistema Indireto- Nesse caso é necessário consultar um índice alfabético ou um código.

-Sistema Semi-direto- Utiliza combinações de letras e números para classificar.

Métodos Básicos:

-Alfabético: o elemento considerado na organização é o nome.
-Geográfico: o elemento a ser considerado será a procedência do documento (local).
-Numérico: é levado em consideração o número do documento ou da pasta.
-Ideográfico: classificação de acordo com o assunto do documento.

Regras do método Alfabético

1) Nomes de pessoas. Considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Predro Moreira, deverá ser arquivado como: Moreira, Pedro.
Elisandro Cardoso Pereira de Almeida deverá ser arquivado como: Almeida, Elisandro Cardoso Prereira de

2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Ex.: Castelo Branco, Camilo. Villa-Lobos, Heitor.

3) Sobrenomes formados por Santa, Santo ou São não se separam dos nomes que o sucedem.
Ex.: Sanra Rita, Ricardo. Santo Cristo, João do.

4) Símbolos antecedem as letras. Então se houver um nome abreviado, ele virá primeiro na classificação:
F.Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim.

5) Artigos e preposições não são considerados.
Ex.: Anvasso, Rogério d'

6) Sobrenomes de grau de parentesco (júnior, neto, filho, sobrinho. etc.) não se separam do sobrenome e não são considerados na ordem.
Ex.: João da Silva Junior, será arquivado como: Silva Júnior, João da.

7) Títulos não são considerados e deverão ficar entre parenteses.
Ex. Ministro Joaquim Barbosa será arquivado como: Barbosa, Joaquim (Ministro).

8) Nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto espanhóis e orientais.
Ex.: Geroge Walker Bush ficará como: Bush, George Walker.

9) Nomes espanhóis e de origem hispânica são registrados pelo penúltimo sobrenome.
Ex.: Enrico Gutierrez Salazar ficará: Gutierrez Salazar, Enrico.

10) Nomes orientais (tanto asiáticos quanto do oriente médio) serão arquivados da mesma forma que se apresentam.
Ex.: Li Su Yang, Osama Bin Laden.

11) Nomes de firmas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Artigos e preposições não devem ser considerados.
Ex.:Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)

12) Nomes de congressos, conferências, reuniões, assembleias devem apresentar os números no fim.
Ex.:Congresso de Ornitologia (Quarto)

Método Geográfico

*Podem ser feitos por Estado, Cidade, Correspondente de forma alfabética. Documentos da Bahia estarão juntos, assim como os de São Paulo.
Após, são organizados pela ordem das cidades e por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em contato para assuntos daquela cidade/estado.
Exceção: Cidades que são capitais devem permanecer sempre no topo da lista.
Ex.: Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo
Bahia - Ilhéus - SILVA, Fausto

*Podem ser feitos por Cidade, Estado e Correspondente.
Nesse caso é seguida rigorosamente a ordem alfabética sem exceções.
Ex.: Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo

* Podem ser feitos por País - Cidade - Correspondente.
Aqui as cidades que são capitais dos países ocuparão os primeiros lugares.
Ex.: Brasil - Brasília - INACIO, Lula
Brasil - Americana - SILVA, Nicole

Método Numérico

Ao contrário dos apresentados, esse método pertence ao sistema indireto. Ou seja, será necessário fazer uma consulta a um índice alfabético remissivo.
Exemplo: caso eu queira localizar um documento referente ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde constará o seu número de matrícula.

*Numérico Simples- As pastas estarão dispostas segundo o seu número: 1,2,3,4.

*Numérico Cronológico- Funciona bem para arquivar processos. Serão arquivados por sua ordem cronológica de produção ou recebimento e pela sua ordem numérica.

*Numérico Dígito-Terminal- Para organizar arquivos nesse sistema, os números são divididos em grupos de dois dígitos. Exemplo: 123456, será dividido em : 56, 34 e 12. Repare que a leitura é feita da direita para a esquerda.
Então todos os documentos de final 56 serão arquivados juntos.

Método Ideográfico
É baseado no assunto do documento. Opera através do método alfabético sendo dividido em dicionário e enciclopédico.
Ou através do método numérico, sendo subdividido em : duplex, decimal e unitermo.

*Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos em ordem alfabética.

*Alfabético Enciclopédico: Nesse método os assuntos são relacionados entre si e dentro de um mesmo tópico seguem a ordem alfabética.
Ex.: - Arquivo Permanente
           - Valor Histórico
           - Valor Informativo

*Numérico Duplex: É parecido com o enciclopédico, mas será adicionado um número antes de cada classe de assunto.
Ex.: 1. Arquivo Corrente
        1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermediário
        2.1 Purgatório

*Decimal: Nesse método a organização é feita em 10 subdivisões, a classe 0 será de assunto "geral".
Ex.: 0 - Geral
1 - Departamento Pessoal
2 - Finanças

100 - Departamento Pessoal
110 - Admissão
111 - Exame Médico

*Numérico Unitermo: Os documentos são numerados conforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Uma vez numerado, nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores) em uma ficha índice, palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa e cada uma delas terá um número.